Kunnanhallitus
Esityslista 02.03.2026/Asianro 5

Kunnanhallitus 17.11.2025 § 253 

 Asian valmistelija(t): talous- ja hallintojohtaja Matias Penttinen

 Kokoomuksen ja Perussuomalaisten yhteinen valtuusto ryhmä on jättänyt valtuuston 3.11.2025 kokouksessa valtuustaloitteen tietokannan perustamisesta kunnan tiedottamisen tehostamiseksi.

Esittelijä Kunnanjohtaja Harri Nissinen

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää lähettää aloitteen viestintäsuunnittelija Henna Takalan valmisteltavaksi.

Päätös Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Kunnanhallitus 02.03.2026     

191/00.02.00/2025  

 Asian valmistelija(t): talous- ja hallintojohtaja Matias Penttinen

Joutsan kunnan viestintä on monikanavaista ja eri kohderyhmät huomioivaa. Viestintää ohjaa kunnan viestintäsuunnitelma.

Kunnan digitaalisen viestinnän pääasiallinen kanava on joutsa.fi -verkkosivusto. Lisäksi viestintäkanavina toimivat kunnan sosiaalisen median kanavat, koulutoimen viestintäjärjestelmät (Wilma ja Pedanet) sekä eri kohderyhmille suunnatut uutiskirjeet ja postituslistat.

Digitaalisia kanavia vähemmän käyttävät kuntalaiset huomioidaan viestinnässä printtimedian keinoin. Näitä ovat muun muassa paikallislehdessä julkaistavat ilmoitukset sekä kaksi kertaa vuodessa ilmestyvä kunnan tiedotuslehti, joka jaetaan kaikkiin joutsalaisiin kotitalouksiin. Lisäksi kunnalla on käytössä esitemateriaalia erityisesti kunta- ja matkailumarkkinoinnin tarpeisiin.

Kriisiviestinnän osalta eri viestintäkanavien tehostettua käyttöä on harjoiteltu valmiusharjoituksissa.

Valtuustoaloitteessa esitetään laajan kuntalaisille suunnatun yhteystietokannan perustamista kunnan tiedottamisen tehostamiseksi.

Laajan viestintätietokannan perustaminen edellyttäisi useita satoja tai jopa tuhansia henkilöitä koskevan henkilörekisterin perustamista. Henkilötietojen käsittelyä ohjaavat EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) sekä tietosuojalaki (1050/2018).

Rekisterin perustaminen edellyttäisi:

• selkeää henkilötietojen käsittelyn oikeusperustetta (GDPR 6 artikla)
• käyttötarkoituksen määrittelyä ja käyttötarkoitussidonnaisuutta
• tietoturvallista järjestelmäratkaisua ja sopimuksia palveluntuottajien kanssa

Laaja, yleinen tiedotusrekisteri lisäisi kunnan hallinnollista vastuuta ja tietosuojariskejä ilman, että sen hyöty suhteessa nykyisiin viestintäkanaviin olisi selkeästi osoitettavissa.

Laajan viestintätietokannan ylläpito aiheuttaisi jatkuvia hallinnollisia tehtäviä, kuten:

• rekisterin ylläpito ja tietojen ajantasaisuuden varmistaminen
• väärinkäytös- ja tietoturvariskien hallinta
• järjestelmä- ja lisenssikustannukset
• viestien tekninen hallinnointi

Lisäksi uutiskirjejärjestelmien käyttöön liittyy käytännön haasteita, kuten viestien päätyminen roskapostisuodattimiin sekä avoimiin listarakenteisiin liittyvät väärinkäytösriskit.

Kunnassa on jo käytössä kohdennettuja viestintärekistereitä eri kohderyhmille, kuten:

• vapaa-ajan asukkaiden uutiskirje
• yritysten sähköpostilista
• joutsalaisten yhdistysten sähköpostilista
• matkailutoimijoiden sähköpostilista

Kohdennetut postituslistat ovat tietosuojan, viestinnän vaikuttavuuden ja resurssien käytön näkökulmasta tarkoituksenmukaisempia kuin yksi laaja yleisrekisteri.

Kriisiviestinnän kehittämisen osalta keskusteluissa on ollut, valmiusharjoituksista saadun kokemuksen perusteella myös tekstiviestipalvelun käyttöönotto kriisitilanteiden viestintävälineenä.

Valmistelun perusteella erillisen laajan viestintätietokannan perustaminen ei ole tarkoituksenmukaista kunnan viestinnän kehittämisen näkökulmasta. Nykyinen monikanavainen viestintämalli sekä kohdennetut viestintärekisterit tukevat paremmin kuntalain mukaista tiedottamisvelvoitetta, tietosuojavaatimuksia ja resurssien hallittua käyttöä.

Esittelijä Kunnanjohtaja Harri Nissinen

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää, että erillistä laajaa kuntalaisille suunnattua viestintätietokantaa ei perusteta.

Päätös