Hyvinvointi- ja sivistyslautakunta
Pöytäkirja 20.02.2024/Pykälä 4

Hyvinvointi- ja sivistyslautakunta 20.02.2024 § 4  

9/00.00.01/2024  

 Asian valmistelija: Hyvinvointi- ja sivistysjohtaja Mika Sirkka, puh. 040 533 5619

Joutsan kunnan hallintosäännön 121 §:n mukaan toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokous pidetään myös milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

Joutsan kunnan hallintosäännön 119 §:n mukaan toimielin voi pitää kokouksen sähköisesti. Sähköisen kokouksen edellytyksenä on, että läsnäoleviksi todetut ovat keskenään yhdenvertaisessa näkö- ja ääniyhteydessä. Sähköinen kokous voidaan pitää siten, että kaikki osallistuvat kokoukseen sähköisen yhteyden avulla tai siten, että vain osa läsnäolijoista osallistuu kokoukseen sähköisen yhteyden avulla.

Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassapidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä.

Kokouskutsun antaa puheenjohtaja ja hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja (hallintosääntö 122 §). Kokouskutsussa on ilmoitettava aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Alustava asialista lähetetään kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus toimielimen päättämällä tavalla.

Joutsan kunnan hallintosäännön 143 §:n mukaan kunnanhallituksen ja lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään. Kunnanhallitus antaa ohjeet salassapito- ja tietosuojavelvoitteiden huomioon ottamisesta annettaessa päätöksiä tiedoksi yleisessä tietoverkossa.

Esittelijä Hyvinvointi- ja sivistysjohtaja Mika Sirkka

Päätösehdotus Hyvinvointi- ja sivistyslautakunta kokoontuu tarvittaessa. Kokoukset pidetään pääsääntöisesti kerran kuukaudessa Käräjäsalissa (Länsitie 5) tai Teams-yhteydellä klo 16:30 alkaen. Lautakunta voi pitää kokouksia eri toimipisteissä.

Lautakunta päättää, että hyvinvointi- ja sivistyslautakunnan kokouskutsut ja esityslista liitteineen toimitetaan sähköisesti pääsääntöisesti viikkoa ennen kokousta hyvinvointi- ja sivistyslautakunnan jäsenille, kunnanhallituksen puheenjohtajalle, kunnanhallituksen edustajalle, kunnanjohtajalle ja kunnanhallituksen nimeämälle nuorisovaltuuston edustajalle sekä vanhus- ja vammaisneuvoston nimeämälle edustajalle. Kiireellisissä tapauksissa voidaan noudattaa myös lyhyempää kokouskutsuaikaa. Esityslistat julkaistaan kunnan verkkosivuilla (www.joutsa.fi) hallintosäännön 124 §:n mukaisesti.

Lautakunta päättää, että kokouksessa pöytäkirjanpitäjänä toimii hyvinvointi- ja sivistysosaston toimistosihteeri  tai hänen sijaisensa (hallintosääntö 127 §; toimielin päättää muiden henkilöiden läsnäolo- ja puheoikeudesta).

Lautakunta päättää, että kokouksista laaditut pöytäkirjat asetetaan yleisesti nähtäville kunnan verkkosivuille kuntalain 140 §:n mukaisesti, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Jos asia on kokonaan salassapidettävä, pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan maininta salassapidettävän asian käsittelystä. Pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Pöytäkirjan sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä.

Kunnan jäsenen ja kuntalain 137 §:n 2 momentissa tarkoitetun kunnan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Kuntalain 139 §:n mukaan päätöksen tiedoksiantoon asianosaiselle sovelletaan mitä hallintolain 59 §:ssä säädetään tavallisesta tiedoksiannosta ja sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) 19 §:ssä säädetään tavallisesta sähköisestä tiedoksiannosta.

Mikäli lautakunnan jäsen on estynyt saapumaan kokoukseen, tulee hänen ilmoittaa asiasta henkilökohtaiselle varajäsenelle sekä hyvinvointi- ja sivistysosaston toimistosihteerille. Varajäsenille toimitetaan esityslista ilman liitteitä samanaikaisesti kuin varsinaisille jäsenille (julkaisu www.joutsa.fi).

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin.